So setzt du die Features ein

Hosted Exchange: Premium E-Mail-Lösung

Mit Hosted Exchange hast du dein Büro überall mit dabei und kannst jederzeit schnell, einfach und sicher auf deine E-Mails zugreifen. Mit diesem How-to zeigen wir dir, wie du die professionelle und sichere E-Mail-Lösung nutzen kannst und welche Funktionen sie sonst noch bietet.

Die Vorteile von Hosted Exchange

Verwalte mit Hosted Exchange deine E-Mails, Kalender, Kontakte, Aufgaben und Notizen alle an einem Ort und genieße die Synchronisierung deiner Daten auf all deinen Geräten. Zugreifen kannst du via Webbrowser oder per E-Mail-Client. Dank dem Mobile optimierten Webmail kannst du auch von unterwegs von folgenden Vorteilen profitieren:

  • Zugriff von überall auf deine E-Mails
  • vollautomatischer Virenfilter
  • leistungsfähige Anti-Spam-Technologien
  • automatische Datensicherung
  • einfach zu bedienende Adminoberfläche

Alle Features im Überblick findest du in unserem Factsheet.

Inbetriebnahme Hosted Exchange

Um Hosted Exchange nutzen zu können, musst du zuerst eine Domain installieren, deine eigene E-Mail-Adresse anlegen und – wenn du willst – einen E-Mail-Client einrichten. Dies ist aber kein muss, denn Microsoft bietet eine Outlook Web App (OWA). Mit diesem Webmail kannst du Hosted Exchange auch nutzen, ohne dass du einen E-Mail-Client installieren musst.

Im Hosted Exchange Control Panel kannst du unlimitiert Domains installieren. Standardmäßig hast du die Möglichkeit, eine E-Mail-Adresse zu installieren. Wenn du weitere E-Mail-Adressen benötigst, kannst du diese gegen einen Aufpreis erweitern.

Wir garantieren eine 100% Kompatibilität mit deinem E-Mail-Programm wie z. B. Outlook, Thunderbird oder AppleMail.

So geht’s:

Outlook

Thunderbird

AppleMail

Die Möglichkeiten

Wir zeigen dir, welche Möglichkeiten dir das Webmail OWA bietet. Einige Funktionen sind zwar im Webmail sichtbar, können aber nur über einen E-Mail-Client erstellt, bearbeitet und gelöscht werden. Diese Funktionen sind nachfolgend als solche markiert.

Logge dich unter https://exchange.hosttech.eu/owa ein und schon kann’s losgehen.

→ Falls du noch keinen eigenen Account hast, findest du die Login-Daten für die Online-Demo zuunterst in diesem Beitrag.

Entscheide dich im Menü, was du tun willst: Dir stehen E-Mails, Kalender, Personen (Kontakte) und Aufgaben zur Verfügung.

E-Mails

Greife von überall und jederzeit auf deine aktuellen E-Mails zu. Deine Geräte werden ständig auf neue E-Mails überprüft. Bei Eingang einer neuen Nachricht wirst du sofort informiert. So bleibst du immer topaktuell.

Die meistverwendete Funktion ist natürlich das Senden und Empfangen von E-Mails. Hosted Exchange überzeugt mit einer einfachen Oberfläche, die Outlook stark ähnelt. Aufräumen kannst du dein Postfach mit Ordnern und automatischen Regeln.

So geht’s:

Benutzeroberfläche

exchange-posteingang

Bei dieser Übersicht siehst du die empfangenen E-Mails (Inbox), die Entwürfe (Drafts) sowie die gesendeten, gelöschten und die Junk-E-Mails. Mit Klick auf ein E-Mail erscheint dir eine Auswahl an Aktionen, die du ausführen kannst, wie beispielsweise Löschen des E-Mails.

Neue E-Mail verfassen

Mit Klick auf «Neu» kannst du eine neue E-Mail verfassen.

Suchfunktion

Ebenfalls bietet dir diese Oberfläche die Möglichkeit, deine E-Mails zu durchsuchen. Gib dazu einfach einen Suchbegriff oben links bei der Lupe ein.

Ordner

Mit Rechtsklick kannst du einen neuen Unterordner für mehr Übersicht und Organisation erstellen.

Achtung: Mit OWA kannst du zwar Ordner erstellen, bearbeiten und löschen, jedoch nicht für andere Benutzer freigeben. Verwende dazu einen E-Mail-Client wie Outlook.

Regeln

Klicke auf das Zahnrad oben rechts und dann auf Optionen.

Hier kannst du viele Einstellungen wie die Posteingangs- und Aufräumregeln vornehmen. Dies hilft dir, dein Postfach übersichtlich zu halten. Du kannst beliebige Regeln erstellen. Drücke dazu einfach auf das Plus.

E-Mail Signatur und Nachrichtenformat

Richte dir eine Signatur ein, damit deine Empfänger immer wissen, von wem die E-Mail stammt. Du kannst auswählen, ob sie bei jeder neuen Nachricht und/oder bei einer Weiterleitung bzw. Antwort automatisch eingefügt werden soll.

Außerdem kannst du festlegen, welche Schriftart und -größe etc. in deinen E-Mails standardmäßig verwendet und ob die Felder BCC und Absender bei einer neuen Nachricht angezeigt werden sollen.

Abwesenheitsmeldung

Richte automatische Abwesenheitsmeldung für deine E-Mail-Konten ein, wenn du deine E-Mail-Accounts einmal nicht abrufen kannst.

Du kannst auswählen, ob diese Abwesenheitsmeldung nur innerhalb oder außerhalb deiner Organisation oder an beide gesendet werden soll.

Archivierung

Mit Rechtsklick auf ein E-Mail können verschiedene Aktionen durchgeführt werden. Eine davon ist Archivierung. Dahin kannst du E-Mails verschieben, die du nicht mehr brauchst.

Kalender

Verwalte deine Termine ganz einfach mit Hosted Exchange. Mit der Kalenderfunktion weißt du immer, wann du wo sein musst und verpasst sicher nie einen Termin.

So geht’s:

Kalender erstellen

Du kannst so viele Kalender erstellen, wie du willst. Der Vorteil des Geburtstagskalenders ist, dass du dir eine Erinnerungs-E-Mail zukommen lassen kannst.

Termin erstellen

Wenn du einen Termin erstellst, kannst du auch gleich ein Sitzungszimmer buchen. Wenn diese Räume ebenfalls einen Kalender haben, dann wird das Sitzungszimmer während deines Meetings als besetzt angezeigt, da dein Meeting in diesem Kalender erscheint. Zudem kannst du Personen, die du zuvor als Kontakt hinzugefügt hast, zu deinem Termin einladen.

Kalender freigeben

Du kannst gewisse Kalender ausgewählten Benutzern freigeben und in den Einstellungen bestimmen, welche Berechtigungen sie haben. So weißt du beispielsweise immer, ob dein Chef gerade frei oder in einem Meeting ist.

Kontakte

Die Verwaltung von Personen ist die perfekte Ergänzung zu den anderen Funktionen von Hosted Exchange. Erfasse deine Kontakte ganz einfach in deinem Adressbuch. Hosted Exchange übernimmt die Synchronisation auf all deine Geräte. So kannst du von überall auf deine Kontakte zugreifen und bleibst immer in Verbindung mit deinen Kollegen und Kunden.

So geht’s:

Gib alle Kontaktdaten der neuen Person ein. Wenn du willst, kannst du sie einem Verzeichnis/Liste (bspw. Teamverteiler) hinzufügen. Beim Verfassen von E-Mails und Terminen kannst du dann ganz einfach auf dein Adressbuch zugreifen und die zuständigen Personen hinzufügen.

Aufgaben

Mithilfe der Aufgaben hast du immer im Blick, was noch zu tun ist. Du kannst Aufgaben immer und überall erstellen und bearbeiten.

So geht’s:

Du kannst Aufgaben kategorisieren und verschiedene Parameter wie Status, Gesamtaufwand, Reisekilometer etc. einfügen. Auch wenn du eine E-Mail kennzeichnest, erscheint sie dir als Aufgabe.

Achtung: Mit OWA kannst du zwar Aufgaben erstellen, bearbeiten und löschen, jedoch nicht für andere Benutzer freigeben bzw. sie ihnen zuweisen. Verwende dazu einen E-Mail-Client wie Outlook.

Notizen

Lass deiner Kreativität freien Lauf. Mit Hosted Exchange gehen dir keine Ideen mehr verloren. Was auch immer dir gerade einfällt, du kannst immer und überall deine Einfälle notieren.

Achtung: Notizen können nur mit einem E-Mail-Client erstellt und bearbeitet werden. Zu sehen sind sie dann aber auch im Webmail.

Kostenlose Online-Demo

Überzeuge dich selbst von Hosted Exchange. Mit der kostenlosen Online-Demo kannst du dich austoben und alle Funktionen testen:

Control Panel Zugang zur Verwaltung deiner E-Mail-Adressen
Jetzt einloggen

Exchange Outlook Web Access
Webmail Login
Benutzername: demo.user [at] hosttech.email
Passwort: hosttechExchangeDemo1!

Wichtig: Der Online-Demo Zugang steht allen Interessenten offen und ist nicht gesichert. Lade daher keine persönlichen Daten hoch, da diese frei zugänglich sind. Sämtliche vorgenommenen Einstellungen und Daten werden alle 24h vollautomatisch gelöscht.

Bei Fragen oder Unklarheiten steht dir unser Vertrieb gerne zur Verfügung.